Automatyzacja AI
W każdej firmie są czynności, które ktoś wykonuje kilkanaście razy dziennie: przepisuje fakturę do systemu, odpowiada na ten sam mail, przenosi zgłoszenie z formularza do CRM, składa raport z trzech arkuszy. Automatyzacja AI przejmuje te kroki w całości — także wtedy, gdy dane przychodzą w formie, której klasyczny skrypt nie przeczyta. Pierwsza działająca wersja powstaje w 7–14 dni.
Zakres
Automatyzacja biznesu nie zaczyna się od „wdrożenia AI w całej firmie”, tylko od jednego procesu, który dziś zjada najwięcej godzin. Poniżej te, od których klienci zaczynają najczęściej.
Faktury kosztowe, zamówienia, umowy, protokoły w PDF albo jako zdjęcie z telefonu. AI odczytuje dane, sprawdza je z zamówieniem lub kontrahentem i wprowadza do systemu księgowego. Człowiek zatwierdza tylko to, co budzi wątpliwości.
Klasyfikacja przychodzących wiadomości, przekazanie do właściwej osoby, szkic odpowiedzi na podstawie cennika i historii klienta. Proste sprawy zamykają się same, trudniejsze trafiają do zespołu już opisane.
Zgłoszenia z formularza, czatu i telefonu trafiają do CRM jako uzupełnione karty: kto pyta, o co, z jakim budżetem. System przypisuje handlowca, ustawia zadanie i przypomina o kontakcie, zanim lead ostygnie.
Cotygodniowe zestawienie sprzedaży, stanów albo realizacji zleceń składane z kilku źródeł i wysyłane mailem z krótkim komentarzem: co się zmieniło i na co zwrócić uwagę. Bez ręcznego kopiowania między arkuszami.
Status zamówienia, przełożenie wizyty, zwrot, reklamacja — w komunikatorach i przez telefon. Tu automatyzacja spotyka się z chatbotami AI i agentami głosowymi, które wykonują akcje w Twoich systemach, a nie tylko odpowiadają.
Przenoszenie zamówień z maila lub platformy sprzedażowej do systemu magazynowego, alerty o niskich stanach, a w HR — onboarding nowego pracownika: konta, dokumenty, lista zadań na pierwszy tydzień i odpowiedzi na pytania z regulaminu pracy.
Technologia
Klasyczne narzędzia działają świetnie, dopóki dane są uporządkowane. Problem w tym, że w małej firmie rzadko są.
Robot powtarza kliknięcia człowieka według sztywnego scenariusza. Sprawdza się przy stałych formularzach, ale psuje się, gdy dostawca zmieni układ faktury albo klient napisze maila po swojemu.
Platformy no-code łączą systemy: gdy coś wydarzy się w jednym, uruchamiają akcję w drugim. Używamy ich jako szkieletu przepływu — są przejrzyste, tanie w utrzymaniu i łatwo je zmienić, gdy zmienia się proces.
W miejscach, w których klasyczna automatyzacja się zatrzymuje — treść maila, skan dokumentu, notatka z rozmowy — wstawiamy model LLM. Rozumie tekst, wyciąga z niego dane i podejmuje proste decyzje według reguł, które razem ustalimy.
Przebieg
Najpierw proces o najszybszym zwrocie, potem kolejne. Bez automatyzowania wszystkiego naraz.
Przechodzimy przez to, jak dziś płyną dokumenty, zapytania i dane. Wybieramy procesy, w których automatyzacja zwróci się najszybciej — zwykle 3–5 — z szacunkiem odzyskanych godzin. Szczegóły na stronie audytu AI.
Rozpisujemy proces krok po kroku: skąd przychodzą dane, gdzie decyduje model, gdzie człowiek, co dzieje się przy błędzie. Dostajesz harmonogram i stałą cenę abonamentową.
Budujemy przepływ, podłączamy systemy i testujemy na prawdziwych dokumentach i mailach z ostatnich tygodni. Pierwsza wersja działa po 7–14 dniach, najpierw równolegle z pracą ręczną, żeby porównać wyniki.
Co miesiąc sprawdzamy, które przypadki trafiły do człowieka i dlaczego, poprawiamy reguły i dokładamy kolejne procesy z listy. To część abonamentu, nie osobne zlecenie.
Szczerze
Automatyzacja procesów kosztuje i wymaga utrzymania. W kilku sytuacjach lepiej zostać przy pracy ręcznej — mówimy o tym na pierwszej rozmowie.
FAQ
Rozliczamy się abonamentowo, bez osobnej opłaty wdrożeniowej. Automatyzacja oparta na AI wchodzi w pakiet Średni, a rozbudowane integracje i zamknięte systemy na własnych serwerach — w pakiet Maksymalny. Dotacja PARP może pokryć do 75% kosztów. Przykładowe wyliczenie znajdziesz w tekście ile kosztuje wdrożenie AI, a o finansowaniu piszemy na stronie dotacji PARP na AI.
Pierwsza działająca wersja powstaje w 7–14 dni. Przez pierwsze tygodnie automat działa równolegle z pracą ręczną, żeby porównać wyniki i wyłapać przypadki brzegowe. Procesy wymagające integracji z kilkoma systemami albo lokalnego modelu LLM trwają dłużej — zwykle 4–8 tygodni.
Pracujemy w zgodzie z RODO, podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych i przekazujemy do modelu tylko te dane, które są potrzebne w danym kroku. Jeśli dokumenty nie mogą opuszczać firmy, uruchamiamy lokalny model LLM na Mac Mini albo serwerze z kartą graficzną w Twojej sieci.
Zwykle tak, choć wymaga to więcej pracy. Korzystamy z eksportów i importów plików, skrzynek mailowych, baz danych albo automatyzacji interfejsu w miejscach, gdzie nie ma innej drogi. Na audycie sprawdzamy, który wariant jest najstabilniejszy dla Twojego systemu, i mówimy wprost, jeśli integracja byłaby zbyt krucha.
Zastępuje czynności, nie ludzi. Przepisywanie, sortowanie i kopiowanie danych przejmuje automat, a zespół zajmuje się sprawami, które wymagają oceny, i kontaktem z klientem. W praktyce firmy wykorzystują odzyskany czas na obsługę większej liczby zleceń bez zatrudniania kolejnej osoby.
Od tego, który powtarza się najczęściej i ma jasne reguły — często są to faktury, skrzynka mailowa albo przenoszenie leadów do CRM. Kolejność ustalamy na audycie. Szerszy obraz wdrożeń opisujemy na stronie wdrożenie AI w firmie.
Zacznijmy od jednego procesu
Bezpłatna konsultacja online, 30 minut. Opowiedz, gdzie zespół traci najwięcej czasu, a po rozmowie dostaniesz listę procesów do automatyzacji, szacunek oszczędności i informację o dotacji PARP.
